VHIC heeft in opdracht van de VNG de Concept-ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 opgesteld. Wij ontvangen momenteel veel vragen of en hoe de nieuwe selectielijst zal worden opgenomen in het model-DSP.
Eerst even iets over de lopende procedure. In januari heeft de VNG ledenbrief 15/007 met de nieuwe lijst ter consultatie naar alle Nederlandse gemeenten gestuurd. Daarnaast hebben ook verschillende beroepsorganisaties en vakverenigingen binnen het lokaal domein en medeoverheden de lijst ontvangen met het verzoek hier commentaar op te geven. Voor 20 april aanstaande kunnen alle aangeschreven organisaties eventuele op- en aanmerkingen over de concept-ontwerpselectielijst indienen bij de VNG. Wanneer deze op- en aanmerkingen en de ervaringen die tijdens pilots zijn opgedaan verwerkt zullen zijn, zal de lijst worden besproken in de Adviescommissie Archieven van de VNG en de definitieve ontwerpselectielijst tijdig voor vaststelling worden aangeboden aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De nieuwe lijst zal dan per 1 januari 2016 ingaan voor een periode van 20 jaar. In die periode zal de selectielijst regelmatig bezien en zo nodig geactualiseerd worden.
De indeling van de nieuwe selectielijst wijkt af van de huidige selectielijst. De procesgerichte indeling dient beter aan te sluiten op de praktijk van het zaakgericht werken. De nieuwe lijst is dan ook afgestemd op de GEMMA Procesarchitectuur 2.0 en op de Zaaktypencatalogus 2.0 van KING. De kapstok van de nieuwe selectielijst wordt gevormd door 26 selectielijstprocessen waar generieke en specifieke resultaten onder zijn benoemd. De ZTC-beheerder dient vervolgens de zaaktypen en de bijbehorende resultaattypen te koppelen aan de selectielijstprocessen en resultaten van de nieuwe selectielijst. De gebruikers van het model-DSP voor gemeenten hebben als voordeel dat de redactie van het model-DSP hen dit werk uit handen neemt. De redactie zal de waardering en de genoemde grondslag uit de selectielijst tijdig aanpassen. Op die manier hoeven gebruikers van het model-DSP wat betreft de modelcontent weinig inspanning te verrichten om ook vanaf 1 januari 2016 hun zaken op de juiste manier te waarderen.