Via onze helpdesk krijgen we verschillende vragen hoe de hotspot-monitor moet worden toegepast op de huidige bijzondere situatie van de Corona-crisis: wat moet er nu allemaal blijvend worden bewaard? In dit artikel gaan we hier kort op in.
Het algemene kader voor de waardering en selectie van gemeentelijke archiefbescheiden is de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De gemeenten dient vervolgens aanvullend aan de selectie een lokale invulling te geven door het uitvoeren van een zogenaamde hotspot-monitor. Hotspots zijn gebeurtenissen of ontwikkelingen die een grote impact hebben op de relatie tussen de overheid en burgers of op burgers onderling; denk hierbij aan rampen, terreuracties of een kabinetscrisis. De huidige Corona-crisis past prima in dit rijtje. Deze analyse dient om informatie die betrekking heeft op een hotspot blijvend te bewaren. Daarmee kan het dus voorkomen dat informatie die op basis van de huidige Selectielijst op termijn te vernietigen zou zijn, alsnog blijvend wordt bewaard. Op die manier geeft de gemeente invulling aan de landelijke selectiedoelstelling om niet alleen informatie met betrekking tot het functioneren van de gemeente, maar ook informatie met betrekking tot bijzondere gebeurtenissen en ontwikkelingen in de maatschappij te bewaren.
Er is geen wettelijke verplichting om álle informatie te bewaren die betrekking heeft op een hotspot. Het Nationaal Archief introduceerde het concept van de hotspotmonitor in haar rapport Belangen in Balans (2015) en de VNG gaf daar een nadere invulling aan in haar publicatie Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (2017). Beide publicaties zeggen echter niets over wat er precies met betrekking tot een hotspot moet worden bewaard. In haar Handreiking geeft de VNG enkel aan dat op basis van de uitkomsten van de hotspot-monitor de gemeente díe archiefbescheiden die onder een hotspot vallen van vernietiging moet uitzonderen en/of particuliere archieven of archiefbescheiden dient te acquireren voor zover die informatie bevatten over de vastgestelde hotspots die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig is.
Tijdens het uitvoeren van de hotspot-monitor worden gebeurtenissen of ontwikkelingen als hotspot aangewezen. De informatie die blijvend bewaard wordt dient daar een goed beeld van te geven. Het is dus niet nodig om álle informatie met betrekking tot een hotspot blijvend te bewaren. Bespreek in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) welke informatie precies het blijvend bewaren waard is. Zo kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden om bepaalde informatie steekproefsgewijs te bewaren.
De informatie die wordt uitgezonderd van vernietiging kan algemene of bijzondere persoonsgegevens bevatten. Het is daarom van belang rekening te houden met wat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hierover zegt. Voor wat betreft bijzondere persoonsgegevens stelt artikel 9, lid 2 sub j van de AVG dat er een uitzondering geldt van het verbod op de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is voor archivering in het algemeen belang. Daarbij moet wel de evenredigheid met het nagestreefde doel worden gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsgegevens geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden getroffen ter bescherming van de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene. Dit komt ook terug in artikel 2a van de Archiefwet 1995. Dat artikel stelt op grond van paragraaf 3.1 en 3.2 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) (de Nederlandse wet waarin bepalingen uit de Europese AVG nader worden ingevuld) dat bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard mogen worden verwerkt, indien die verwerking verband houdt met het overbrengen naar en opnemen in een archiefbewaarplaats.
Artikel 89 van de AVG stelt tot slot dat de verwerking van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden onderworpen moet zijn aan passende waarborgen in overeenstemming met de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Maatregelen moeten worden getroffen om minimale gegevensverwerking te garanderen, zoals bijvoorbeeld pseudonimiseren.
Vraag daarom bij het aanwijzen van informatie met betrekking tot een hotspot die van vernietiging zal worden uitgezonderd ook altijd de Privacy Officer om advies, om te bepalen of het blijvend bewaren van eventuele persoonsgegevens gerechtvaardigd is en of het nodig is om extra maatregelen te treffen.
Arjan Versteeg & Kees-Jan Vermeulen