Wij krijgen als redactie regelmatig de vraag waarom wij de 15 zaaktypen van de omgevingswet.wiki niet één op één hebben overgenomen in onze verschillende Model-DSP's. Hieronder volgt een toelichting daarop.
Het uitgangspunt van onze model-DSP's zijn altijd de werkprocessen geweest (terug te vinden in wet- en regelgeving) die door een organisatie worden uitgevoerd. Dit uitgangspunt was er al, lang voordat het zaakgericht werken werd geïntroduceerd. Op die manier kunnen wij alle vernieuwingen die op ons afkomen eenvoudig integreren in het model-DSP. De Archiefwet, de AVG, de Wet open overheid (Woo), de BIO, al deze wet- en regelgeving heeft gevolgen voor de werkprocessen van de organisatie. Het model-DSP onderscheidt zich door naar de organisatie als geheel te kijken en niet naar een individueel onderdeel als een ZTC voor VTH. Werkprocessen als Toezicht, Handhaving, Bezwaar, Beroep, Voorlopige voorziening zijn niet specifiek voor VTH: deze zijn generiek voor de hele organisatie. Of ze nou binnen VTH of binnen het Sociaal Domein worden uitgevoerd: het zijn exact dezelfde werkprocessen, want ze komen voort uit dezelfde wet- en regelgeving.
Zaakgericht werken (niet terug te vinden in wet- of regelgeving) is gebaseerd op hoe een organisatie iets doet, waarbij het bij zaakgericht werken gaat om eenvoudig de voortgang aan te kunnen geven, gekoppeld aan een gestructureerde opslag van informatie. Dat een organisatie daarnaast ook nog wettelijke verplichtingen heeft zoals hierboven genoemd, wordt niet meegenomen in de landelijke ZCT voor VTH die vermeld is op de omgevingswet.wiki. Elke organisatie moet zich dus goed beseffen dat ze voor de Woo, AVG, Wet elektronische publicaties en de Archiefwet allerlei aanvullende maatregelen moet nemen als ze gebruik maken van de ZTC VTH. Mede door de manier waarop het model-DSP is ingericht, wordt naast een ZTC ook rekening gehouden met alle andere wettelijke verplichtingen van een organisatie.
Wij hebben onze Omgevingswet-werkprocessen zoveel mogelijk aan laten sluiten bij de 15 zaaktypen van de landelijke omgevingswet.wiki. Om deze reden hebben wij bijvoorbeeld ons generieke werkproces 'Handhaving door gemeente' opgesplitst in de generieke werkprocessen 'Handhavingsbeschikking', 'Last onder bestuursdwang ten uitvoer legging' en 'Last onder dwangsom ten uitvoer legging'.
Aanvullend daarop hebben wij specifieke werkprocessen opgenomen:
- Niet alle producten uit de keten-PDC van de omgevingswet.wiki worden goed afgedekt door een zaaktype. Zo hebben we in ons gemeentelijk Model-DSP om de gemeentelijke producten RE15-G01 tot en met RE15-G84 uit de wiki af te dekken, het werkproces B1826 'Omgevingsrecht instemmingsverzoek' opgenomen. Als we dat niet zouden doen, zouden dergelijke verzoeken van andere overheidsorganen niet geregistreerd en behandeld kunnen worden.
- De omgevingswet.wiki-zaaktypen zijn vooral gericht op het VTH-domein. De reikwijdte van de volledige Omgevingswet is echter breder dan dat. Zo heb je bijvoorbeeld ook werkprocessen nodig voor het opstellen van een omgevingsprogramma, het vestigen van een voorkeursrecht op een onroerende zaak of het uitvoeren van een onteigeningsprocedure. Overheidsorganisaties zullen dat minder vaak uitvoeren dan het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning, maar die drie processen kennen wel een specifieke wettelijke procedure met eigen documenttypen.
- De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen kennen vaak afwijkende resultaattypen met een eigen waardering en een eigen vernietigingsgrondslag. Zo dient het opstellen van een omgevingsprogramma op grond van het specifieke resultaat 2.1.1 van de gemeentelijke selectielijst 2020 blijvend te worden bewaard. Bij het wiki-zaaktype 'Aanvraag beschikking uitgebreid behandelen' ontbreekt een resultaat met die waardering. Dat zou dus betekenen dat je na afhandeling van de zaak in het betreffende informatiesysteem alsnog de vernietigingsgrondslag en eventueel de waardering aan zou moeten gaan passen, terwijl het hele idee van goed digitaal informatiebeheer is dat je dat aan de voorkant inricht.
- De werkprocessen die wij naast de omgevingswet.wiki hebben opgenomen bevatten specifieke documenttypen die verplicht actief openbaar zullen moeten worden gemaakt op het moment dat de Wet open overheid (Woo) van kracht wordt. Dat betekent dat bij het opstellen van een omgevingsprogramma de documenttypen 'Verzoek extern advies' en een 'Extern advies' op grond van de Woo actief openbaar moeten worden gemaakt. Deze verplichting geldt echter niet voor een omgevingsvergunning die via de uitgebreide procedure wordt vastgesteld. Kortom voor een goed overzicht welke documenttypen je op grond van de Woo verplicht actief openbaar moet maken heb je specifieke zaaktypen nodig.
- Onze Model-DSP's zijn meer dan enkel een zaaktypencatalogus. De verzameling werkprocessen die een overheidsorganisatie uitvoert vormt tevens het verwerkingsregister dat een organisatie in het kader van de AVG bij moet houden. In AVG-termen: iedere verwerkingsverantwoordelijke dient een register bij te houden van verwerkingen van persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Wanneer een overheidsorganisatie zienswijzen ontvangt op een concept-omgevingsprogramma, dan vormt het registreren van de afzendergegevens een verwerking van persoonsgegevens. Dit is een hele andere verwerking van het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning. Dus ook voor een goed AVG-verwerkingsregister zijn specifieke zaaktypen nodig in het kader van de Omgevingswet. Ditzelfde geldt ook voor de informatiebeveiliging: voor een goede classificatie in het kader van de BIO heb je ook specifieke werkprocessen nodig.