i-Navigator

Sinds de invoering van de TMLO is VHIC door verschillende gebruikers benaderd met de vraag in hoeverre de i-Navigator en het Model-DSP invulling geven aan de TMLO. Dit artikel gaat in op de zienswijze van VHIC op de relatie tussen de TMLO en de i-Navigator.

 

In 2014 heeft Archief2020 de Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) gepubliceerd. Het TMLO draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Decentrale overheden wordt daarbij geadviseerd het TMLO op te nemen in hun referentiearchitectuur en de standaard te implementeren in hun informatiesystemen.

De bedoeling is dat decentrale overheden de metadatering over hun informatie op een standaardwijze vastleggen waardoor de vindbaarheid en toegankelijkheid wordt bevorderd.

 

Het TMLO is bedoeld voor het vastleggen van metadata bij documenten. Daarbij wordt gesteld dat die metadata op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau vastgelegd moet worden.

Als het mogelijk is om informatie die betrekking heeft op een document, op zaakniveau of zelfs op institutieniveau vast te leggen, dan dient dat te gebeuren. Zo dient het feit dat een gemeente of waterschap een document uit een zaak gebruikt, als metadata op institutieniveau te worden vastgelegd. 

 

Dit gebruik van aggregatieniveaus heeft er toe geleid dat gebruikers van het Model-DSP/i-Navigator vragen stellen aan VHIC/SDU over het gebruik van het TMLO en in hoeverre het Model-DSP/i-Navigator rekening houdt met het TMLO. Naar aanleiding van deze vragen is een onderzoek gestart naar de raakvlakken tussen de TMLO en het Model-DSP/i-navigator. Dit onderzoek heeft er toe geleid dat VHIC een aantal extra velden in het Model-DSP zal opnemen om aan het TMLO tegemoet te komen.

 

Het TMLO is op veel vlakken voor meerdere interpretaties vatbaar. Onderstaand document beschrijft dan ook de visie van VHIC. Het is een interpretatie van het TMLO waarbij zoveel mogelijk wordt uitgegaan van het gebruik van het Model-DSP (inclusief i-Navigator). Er wordt naar het TMLO gekeken vanuit het oogpunt dat gemeenten (en andere gebruikers van het Model-DSP) informatieobjecten inclusief metadata overdragen naar een E-depot. 

 

Invulling TMLO via het Model-DSP 

Het model-DSP is een model dat actief wordt onderhouden door een redactie. Het model bevat op dit moment 933 actieve zaaktypen voor gemeenten (update 19), 422 actieve zaaktypen voor waterschappen (update 3), 369 actieve zaaktypen voor onderwijsinstellingen (update 2) en 281 actieve zaaktypen voor het DSP voor Organisaties (Nieuw). Gebruikers van het model kunnen door middel van de i-Navigator deze zaaktypen zo aanpassen (lokaal) dat de zaaktypen passen in de werkwijze van hun organisatie. Daarnaast zijn zaaktypen voorbeeldzaken die ongeveer aangeven wat een zaak inhoudt en hoe die moet worden afgehandeld.

Geconcludeerd moet worden dat metadata dat specifiek in een zaak wordt gegenereerd, niet in het Model-DSP kan worden vastgelegd, maar in een DMS of zaaksysteem wordt vastgelegd.

Aangezien het TMLO in eerste instantie uitgaat van metadatering dat hoort bij een document, zullen de meeste gegevens over die metadatering dan ook op documentniveau moeten worden vastgelegd en daarmee in het DMS of zaaksysteem.

Alleen metagegevens die op een hoger aggregatieniveau kunnen worden vastgelegd, komen in aanmerking om in het Model-DSP te worden opgenomen. Het betreft dan metadata die altijd op zaaktypeniveau of zelfs op institutieniveau kan worden beschreven en die op zaakniveau of documentniveau altijd standaard wordt overgenomen vanuit het zaaktypeniveau. Denk dan aan verantwoordelijke afdelingen en proceseigenaren, behandeltermijnen, classificaties, standaard naamgeving en bewaartermijnen. Een overzicht van alle velden kunt u vinden het bijgevoegde excelbestand. 

 

In het bijgevoegd Excelbestand (link naar bestand Opsomming elementen) vindt u een opsomming van de elementen die het TMLO noemt. Onder de kolom ‘Aggregatieniveau’ kunt u zien op welke niveau dit element beschreven kan worden.

Verder vindt u een aantal kolommen waaraan u kunt zien of een element in het DSP of in het zaaksysteem beschreven wordt (of in combinatie van het DSP en zaaksysteem) en hoe dat veld dan eventueel heet in het Model-DSP. Waar dit veld zich in het zaaksysteem bevindt kan verschillen per zaaksysteem of DMS. In dit overzicht wordt hier alleen een suggestie genoemd.

In een aantal gevallen kan in het Model-DSP een deel van de benodigde gegevens worden ingevuld waarna in het DMS of zaaksysteem deze gegevens kunnen worden aangevuld.

 

Veel organisaties beschouwen de basisarchiefcode als de classificatie van hun zaken. Deze code wordt echter steeds minder gebruikt. Gebruikers van het Model-DSP kunnen daarom beter gebruik maken van de classificatie die het Model-DSP hun biedt. De zaaktypen van het Model vormen namelijk al een classificatie waarbij de code (nr. 5.1 van de TMLO) dan verwijst naar het B-nummer (of LP-nummer in geval van een lokaal zaaktype). De omschrijving (nr. 5.2 van de TMLO) is daarmee de naam van het zaaktype en de bron (nr. 5.3) het Model-DSP van organisatie X. De publicatiedatum van dat Model-DSP kan gebruikt worden als Datum van de Classificatie (nr. 5.4).

 

Het Model-DSP biedt de mogelijkheid om in het veld ‘Standaard zaaknaam’ een standaard-omschrijving voor een zaak in te vullen. Hiermee wordt een deel van de omschrijving alvast in het DMS c.q. zaaksysteem ingevuld, waardoor een registrator deze omschrijving alleen hoeft aan te vullen om de omschrijving zaakspecifiek te maken.

In het Excel-overzicht is daarom aangegeven dat dit veld een combinatie van het Model-DSP en het DMS/zaaksysteem is.

 

Onder Event Geschiedenis (nr. 12) verstaat men de metadata die betrekking heeft op het ontstaan en wijzigen van een record. Onder Event Plan (nr. 13) valt metadata dat betrekking heeft op toekomstige activiteiten die een record zal (kunnen) ondergaan. Denk dan aan bijvoorbeeld vernietiging, overdracht of migratie. Indien het TMLO beschreven wordt voor een record dat is overgedragen aan het E-depot, dan valt die overdracht onder de Event Geschiedenis. Als het TMLO beschreven wordt voor een record dat in de toekomst wordt overgedragen aan het E-depot, dan valt dit onder het Event Plan. U dient dus goed na te denken over het moment waarop het TMLO in werking treedt en de gevolgen voor uw insteek voor de beschrijvingen van de Event Geschiedenis (nr. 12) en het Event Plan (nr. 13). 

 

Dit onderzoek heeft er toe geleid dat de redactie extra velden zal opnemen in het Model-DSP voor het Event Plan. Hier kan dan op zaakniveau worden aangegeven of een zaak voor overbrenging of overdracht in aanmerking komt, waarom dat is en wanneer dat is. Voor vernietiging zijn al velden aanwezig doordat bij de resultaattypen en op het tabblad ‘Archivering’ bewaartermijnen zijn aangegeven. 

 

Relaties tussen informatieobjecten kunnen op verschillende manieren en op verschillende aggregatieniveaus beschreven worden. Het Model-DSP zegt niets over specifieke documenten die in specifieke zaken zijn opgenomen. Het Model-DSP kan echter wel wat zeggen over welke documenttypen in welke zaaktypen voor (kunnen) komen. 

Er kan ook wat worden gezegd over relaties tussen zaaktypen onderling. Dat kunnen zowel vervolg- als deelzaakrelaties zijn. Door de unieke objectnummers van de zaaktypen en documenttypen te gebruiken bij deze relaties, kunnen deze relaties goed worden beschreven. 

Andere relaties die kunnen worden gelegd zijn:

•Zaaktype-Informatiesysteem

•Zaaktype-Archiefbestanden

•Zaaktype-Objecten

•Zaaktype-Producten

 

Of deze vier relaties ook daadwerkelijk nodig zijn voor een correcte verwerking van het TMLO hangt af van hoe het TMLO wordt geïnterpreteerd. Vanuit het oogpunt van overdracht naar het E-depot, hebben niet al deze relaties een meerwaarde. 

Als de TMLO bekeken wordt puur vanuit specifieke actoren en events (m.a.w. naar specifieke documenten, zaken en gebeurtenissen) zullen de bovengenoemde relaties niet of nauwelijks bijdragen tot een correcte invulling van de TMLO. Het Model-DSP biedt dan weinig ondersteuning.

 

Dit gegeven in het TMLO is op meerdere manieren op te vatten. Als de actor hier gezien wordt als de organisatie, waarbij de mandaten, taken en doelstellingen van de organisatie moeten worden beschreven, dan heeft het Model-DSP hier (nog) geen invulling voor. Een dergelijke institutielaag is (nog) niet opgenomen. Het zaaksysteem zou hier een oplossing voor moeten bieden.

Als met de actor een ambtenaar of afdeling wordt bedoeld, kan het Model-DSP alleen een oplossing bieden voor gegevens op behandelend afdeling-niveau. Met de velden ‘Taakveld’ en ‘Proceseigenaar’ kunnen een aantal metadatavelden worden ingevuld. De behandelde ambtenaar is (van zelfsprekend) zaakspecifiek en dat wordt dus vastgelegd in het DMS/zaaksysteem.

Overigens zijn er zaaksystemen die werken met rollen. Deze rollen kunnen per zaaktype worden ingevuld in een lokaal veld dat is aangemaakt in het lokale Model-DSP. Dit zou ook weer kunnen worden gezien als een niveaulaag voor een Actor.

 

Vanuit het Model-DSP gezien is dit de gehele beschrijving van het zaaktype dat wordt uitgevoerd. De naam (veld ‘modelkernomschrijving’) in combinatie met de naamomschrijving (veld ‘Naam’) en de toelichting (veld ‘Toelichting’) geven een complete omschrijving van de activiteiten die bij een zaak worden uitgevoerd. Door ook de statustypen te vermelden en ook de gegevens van het tabblad ‘Behandeling’ over te nemen, wordt niet alleen beschreven hoe een zaak wordt afgehandeld, maar ook op basis waarvan dit gebeurt en aan welke voorwaarden de organisatie moet voldoen om de zaak correct af te handelen. Dit vereist wel dat ook de beschrijving van het zaaktype wordt meegenomen bij de overdracht naar het E-depot.

 

De TMLO benoemt gebruiksrechten als zijnde “Voorwaarden verbonden aan het gebruik van het record anders dan raadpleging”. Dit kan op twee manieren worden opgevat: ten eerste als een beschrijving van wat er met een record mag gebeuren (openbaar, vertrouwelijk, etc.) en wie bijvoorbeeld de auteursrechten heeft. Ten tweede kan worden bedoeld wie rechten heeft om een document te gebruiken, te wijzigen of te behandelen. 

In het eerste geval kan het Model-DSP niks betekenen. In het tweede geval is er een minimale invulling mogelijk.

In het Model-DSP zijn zogenaamde roltypen opgenomen. Deze komen uit de standaard ZTC 2.0. Hieraan kunnen gebruiksrechten worden ontleend. Op dit moment maken weinig DMS-/zaaksystemen gebruik van deze mogelijkheid. Gebruiksrechten van een record kunnen daarom bij deze uitleg ook alleen op zaakniveau en/of documentniveau worden aangegeven.

 

Vanuit de standaard ZTC 2.0 zijn een aantal standaard vertrouwelijkheden gekomen. Deze worden meegeleverd met het Model-DSP en kunnen worden gebruikt om op zaaktypeniveau de vertrouwelijkheid op het tabblad ‘Behandeling’ aan te geven. Ook op documenttypeniveau bestaat de mogelijkheid om een vertrouwelijkheid op te nemen die afwijkt van het zaaktype.

Zaakspecifieke vertrouwelijkheden die afwijken van het zaaktype behoren te worden vastgelegd in het zaaksysteem.

De datum/periode die voor een vertrouwelijkheid geldt, hangt af van een zaak en hoort daarmee in een DMS/zaaksysteem te worden vastgelegd. Eventueel kan de vertrouwelijkheid op zaaktypeniveau ook worden meegenomen, maar dan moet worden verwezen naar de audittrail in het Model-DSP. Daar wordt bijgehouden wanneer de vertrouwelijkheid in het Model-DSP is ingericht en wanneer er daaraan veranderingen zijn aangebracht. Dit lijkt onpraktisch en wordt dan ook niet geadviseerd.

 

Het TMLO is voor meerdere interpretatie vatbaar is. Dit zorgt voor onduidelijkheid in wat er nu van een organisatie verwacht wordt. Het op maat maken van de TMLO bij de individuele organisaties zal daarom leiden tot verschillende uitvoeringen, wat de standaardisering niet ten goede komt. Organisaties zullen eerst moeten bepalen hoe ze om willen gaan met onduidelijkheden en pas daarna de TMLO daadwerkelijk gaan invullen.

 

Het Model-DSP kan slechts in beperkte mate hulp bieden bij het invullen en toepassen van de TMLO. In de regel geldt dat indien een gegeven kan worden vastgelegd op een hoger aggregatieniveau het Model-DSP meer hulp biedt en hoe specifieker een gegeven is, hoe minder het Model-DSP van betekenis kan zijn. 

Een correcte invulling van de TMLO zal een wisselwerking moeten zijn tussen het Model-DSP, het DMS of zaaksysteem en een goed organisatorische beschrijving.